Ata: o que é, para que serve e como fazer (com exemplos)
A ata é um texto que registra os acontecimentos e decisões tomadas em uma reunião ou assembleia. Quando assinada e aprovada pelos participantes, ela serve como um documento oficial. Por isso, seu texto deve ser claro e objetivo.
Geralmente, o registro da ata é feito em forma de relato, em linguagem formal. Sua estrutura é simples e padronizada, incluindo as seguintes informações:
- Data, horário e local da reunião
- Nome do responsável por presidir a reunião (presidente)
- Nomes dos participantes (presentes e ausentes)
- Fatos ou ocorrências verificadas durante a reunião
- Decisões tomadas
- Fecho com as assinaturas de quem secretariou a reunião
- Assinaturas de todos os participantes
Em caso de ata mais formal, é necessário acrescentar também uma declaração de que existe quórum (número mínimo de participantes exigido por lei).
Exemplos de atas
A seguir são apresentados diferentes exemplos de ata. Observe que o texto é corrido, sem parágrafos, para impedir modificações no conteúdo e possíveis fraudes.
ATA N. 15 DA REUNIÃO DO CONSELHO MUNICIPAL DE SAÚDE DE FLORIANÓPOLIS
Aos nove dias do mês de junho de dois mil e cinco, às dez horas, na sala de reuniões da Prefeitura Municipal de Florianópolis, o Conselho Municipal de Saúde (CMS) reuniu-se sob a presidência do Secretário Municipal de Saúde, Senhor Fulano de Tal, para decidir sobre o adiantamento financeiro ao Hospital Municipal Santa Catarina. O Presidente abriu a reunião solicitando que o Representante do Hospital, Senhor Fulano de Tal, justificasse aos conselheiros o pedido do adiantamento feito à Secretaria Municipal da Saúde, lembrando-os da decisão tomada na reunião do dia trinta de março de dois mil e cinco, de não autorizar o gestor a efetuar adiantamento ao Hospital. Considerou, ainda, que a produção do mês já foi entregue na contabilidade e que a Secretaria deverá efetuar o pagamento até o dia quinze de junho de dois mil e cinco. [...] Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente encerrou a reunião às onze horas. Eu, Fulana de Tal, Secretária Substituta, lavrei a presente ata que, após lida e aprovada, será assinada por todos os presentes. Florianópolis, nove de junho de dois mil e cinco.
PresidenteSecretária Substituta
Representante
Membro
(Exemplo adaptado do manual Redação Oficial de Ferreira e Cambrussi, 2015.)
ATA DA REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR
Aos seis dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e vinte e três, às nove horas, os Conselheiros Marcos Silva e Maria Santos deram início à reunião. Marcos Silva iniciou abordando o Encontro Regional dos Conselhos de Administração Escolar do Estado do Espírito Santo, que será realizado no dia vinte e três de março de dois mil e vinte e três, às dez horas. Ele sugeriu que a inscrição dos participantes seja feita pelo site do Conselho. Serão convidados os membros dos Conselhos Municipais e Estaduais. Maria Santos ficou responsável por entrar em contato com os palestrantes escolhidos e a programação foi elaborada. Nada mais havendo a acrescentar, eu, Ângela Paiva, redigi a presente ata que será assinada por mim e por todos os presentes. Vitória, seis de fevereiro de dois mil e vinte e três
(Assinaturas)
Como fazer uma ata
Para elaborar uma ata, você deve:
- usar linguagem objetiva (evitar adjetivos e observações subjetivas, como "excelente" explicação, "notáveis" argumentos etc.);
- escrever verbos conjugados no tempo pretérito perfeito do indicativo (afirmou, planejou, decidiu etc.);
- usar texto corrido, sem parágrafos, para impedir fraudes;
- usar números e valores escritos por extenso, para que não ocorram dúvidas;
- evitar abreviações;
- evitar rasuras e emendas.
Como corrigir uma ata?
Se um erro é encontrado durante a escrita da ata, usamos a expressão "digo", seguida da correção. Se notarmos o erro após escrever toda a ata, usamos "em tempo", ao final, como neste exemplo: Em tempo: onde se lê “acatar”, leia-se “acolher”.
Tipos de ata
Existem dois tipos de ata: a formal e a informal.
Ata formal: é usada em reuniões formais, de conteúdo importante. Caracteriza-se pela assinatura de todos os participantes e registro em cartório.
Ata informal: é usada em reuniões simples. Apresenta uma síntese da reunião, contendo os assuntos essenciais tratados.
O que é e para que serve o livro de atas?
O livro de atas é o arquivo em que se encontram as atas das reuniões de um local em ordem cronológica. Ele serve como um registro legal, permitindo acesso às deliberações (decisões tomadas). Para isso, deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento.
O que significa lavrar uma ata?
O verbo lavrar significa registrar alguma coisa por escrito. Assim, lavrar uma ata é registrá-la, documentando os principais pontos discutidos em reunião.
Modelo de ata de reunião simples
Veja um modelo de ata para uso em reuniões de caráter menos oficial.
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Referências
FERREIRA, E. D; CAMBRUSSI, M. F. Redação Oficial. Programa Nacional de Formação em Administração Pública. Florianópolis, Universidade Federal de Santa Catarina, 3 ed., 2015.
SANTOS, I. G. Manual de Redação de Documentos. Secretariado Executivo. Universidade Federal da Bahia, 2005.
